THỦ TỤC ĐĂNG KÝ PHÁP LÝ ĐỂ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN TỰ IN

THỦ TỤC ĐĂNG KÝ PHÁP LÝ ĐỂ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN TỰ IN

Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.

Câu hỏi:

Khi mẫu hóa đơn đặc thù (tự in) đã được Tổng cục Thuế hoặc Cục Thuế duyệt, các doanh nghiệp cần phải làm gì để hóa đơn được lưu hành hợp lệ?

Trả lời:

Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chỉ được tự in hóa đơn để sử dụng khi có văn bản chấp thuận của cơ quan thuế. In đúng theo danh sách các nhà in đã được Tổng cục Thuế chỉ định và phải có hợp đồng in theo quy định hiện hành, phải cam kết quản lý chặt chẻ, cài đặt các ký hiệu bảo mật trên hóa đơn (mẫu hóa đơn phải có ký hiệu riêng để quản lý), khi thanh lý hợp đồng in phải thực hiện hủy bản kẽm, hủy những sản phẩm in thừa, in hỏng, lập biên bản lưu giữ tại đơn vị đặt in và đơn vị in hóa đơn. Sau khi in hóa đơn xong, các tổ chức, cá nhân phải làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn tại Cục Thuế địa phương (Cục Thuế tỉnh, thành phố).

a. Thủ tục đăng ký pháp lý lần đầu (Phòng Quản lý Ấn chỉ, Cục Thuế tỉnh):

• Bản sao Giấy phép đầu tư hay Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
• Bản sao công văn chấp thuận được in hóa đơn của Tổng cục Thuế.
• Bản sao hợp đồng in, biên bản thanh lý hợp đồng và hóa đơn của đơn vị in
• Văn bản đăng ký số lượng hóa đơn tự in sử dụng (cụ thể loại hóa đơn, ký hiệu xêry, số nhảy số…)
• Hóa đơn đã in đúng mẫu của Tổng cục Thuế (bản chính kèm bản photo số đầu và số cuối để đăng ký).
• Phiếu mua hóa đơn Bộ Tài chính nếu có (mẫu CTT39).
• Biên bản làm việc với Phòng Quản lý thuế nếu đơn vị mới thành lập hoặc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Phòng Quản lý thuế.

Sau khi làm thủ tục đăng ký lưu hành mẫu hóa đơn tự in tại Cục Thuế địa phương, trước khi đưa hóa đơn tự in vào sử dụng, các đơn vị phải thực hiện thông báo phát hành bằng văn bản (kèm theo mẫu hóa đơn) gửi cơ quan thuế quản lý và phải dán thông báo phát hành tại trụ sở, nơi bán hàng, nơi giao dịch. Thông báo phát hành hóa đơn phải nêu rõ về mẫu hóa đơn, loại, hình thức, kích thước, hoa văn, logo, các đặc điểm về cấu trúc của mẫu hóa đơn và thời gian có giá trị lưu hành.

Những hóa đơn tự in không đăng ký sử dụng với Cơ quan thuế là hóa đơn không hợp pháp, không có giá trị thanh quyết toán tài chính về thuế.

b. Thủ tục đăng ký lần sau

• Văn bản đăng ký sử dụng hóa đơn tự in sử dụng (cụ thể loại hóa đơn, ký hiệu xêry, số nhảy số).
• Bản sao Hợp đồng in thanh lý và hóa đơn (nếu in mới)
• Bản sao báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Quản lý thuế.
• Sổ theo dõi tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hóa đơn tự in (mẫu ST25).
• Hóa đơn đã in bản chính kèm bản photo số đầu và số cuối đăng ký